Pourquoi gérer vos documents dans SAP ?


Communiqué de presse, le 09 Septembre 2020 – Dans cet article, SEAL Systems vous explique : « l’intérêt d’une gestion optimisée des documents SAP » et vous présente les avantages identifiés dans les différents projets réalisés autour de SAP DMS / SAP PLM.

« Dans le cadre de nos analyses du fonctionnement de beaucoup d’entreprises, nous constatons une perte de productivité et des risques liés à une gestion de documents non maîtrisée et non optimisée. Soit les documents sont gérés dans des bases annexes à SAP, ce qui amène une rupture de la chaîne de traitement, soit ils sont gérés dans SAP mais nécessitent un traitement manuel fastidieux pour leur collecte et leur distribution. Des solutions simples à mettre en oeuvre existent pourtant et permettent d’optimiser et de sécuriser les différents processus métiers SAP » Sébastien Legru – Consultant Senior SEAL Systems.

 

SAP DMS : Le module GED SAP

SAP DMS (Document Management System) est un module inter-applications qui permet de gérer des documents dans SAP. Il offre la possibilité de lier des documents à d’autres objets SAP. Le module prend également en charge la gestion des statuts et des versions. Les fichiers peuvent être stockés dans le Content Server SAP ou dans un système de fichiers. Un ensemble de métadonnées sont associées à l’objet SAP intitulé FID (Fiche Info Document), afin de caractériser les documents. Les originaux (fichiers qui sont associés à une FID) peuvent être gérés dans différents formats (MS Office, CAO, PDF,…). Un réseau de statuts et des workflows de validation peuvent également être mis en place.

 

Pourquoi gérer ou référencer les documents dans SAP ?

SAP DMS n’est pas une GED d’entreprise. Elle n’est pas adaptée à une gestion de tous les documents de l’entreprise et peut ne pas répondre à toutes les attentes et exigences. L’exploitation du module GED SAP DMS est pertinente lorsque les activités gérées dans SAP (les processus métiers SAP) nécessitent l’exploitation de documents. C’est le cas si vos commandes d’achats gérées dans SAP doivent être accompagnées de documents contractuels, tels que des plans techniques. C’est aussi le cas lorsque vos processus de fabrication gérés dans SAP doivent être accompagnés de modes opératoires, consignes de sécurité, plans, notamment pour les opérations dans la gamme. Ce constat est valable pour l’ensemble des processus métiers SAP : Achats, vente, fabrication, maintenance, qualité, … Tous les documents qui doivent être gérés dans SAP, mais uniquement ceux nécessaires à vos processus opérationnels SAP. Si ces documents sont déjà gérés et stockés dans une autre GED, il suffit de les référencer dans SAP DMS via un lien hypertexte ou un lien UNC.

 

Comment accompagner vos processus métiers des bons documents ?

Une fois les documents référencés dans SAP DMS et liés aux bons objets SAP (articles, poste technique, outillages, opérations dans la gamme, …), les modules intégrés développés par SEAL Systems collectent automatiquement les bons documents, ceux liés aux objets concernés. Il est possible d’appliquer automatiquement différents filtres, afin de récupérer les documents pertinents dans le bon format.

« Chez SEAL Systems, nous proposons une expertise SAP et des solutions adaptées aux problématiques documentaires généralement rencontrées en environnement industriel. Nous accompagnons nos clients par la mise en place de solutions intégrées à SAP, permettant de gérer la constitution et la distribution automatisée (papier,courriel,cd,site intranet) de dossiers liés à des processus métiers : vente,achats, fabrication, maintenance… » Saïd EL MORABITI – Responsable Commercial.

SEAL Systems propose de répondre de manière globale à un projet de gestion documentaire sous SAP : initiation à la GED SAP DMS , analyse des activités, des processus et besoins de l’entreprise, installation et paramétrage des intégrations SEAL Systems. Afin de simplifier les projets, le module DMS Loader permet de référencer automatiquement (création des FID, renseignement des métadonnées, ajout des liaisons objets, archivage des fichiers dans le content server si besoin, etc.) les documents dans SAP à partir de données existantes.

 

Sécuriser l’exploitation et tracer la distribution documentaire :

L’utilisation d’un document non validé, expiré ou confidentiel peut avoir des conséquences importantes. On sait par expérience que la récupération et l’exploitation d’un mauvais document, pour une opération d’achat, de fabrication ou de maintenance peut s’avérer catastrophique. SEAL Systems a développé des fonctions d’ajout d’estampillages à la visualisation d’un document ou lors de sa diffusion. Il est donc simple d’identifier les documents non validés ou encore confidentiels. Le système peut exploiter toute métadonnée SAP, SAP DMS ou système, afin de l’ajouter aux documents. Il est également parfois nécessaire d’avoir un historique des diffusions. Quels sont les documents envoyés avec une commande donnée, quels documents ont servis à une opération de fabrication ou de maintenance. La solution SEAL Systems enregistre les différentes requêtes de sortie. Celles-ci peuvent être rejouées. On peut donc retrouver les documents envoyés à un instant donné. Ces fonctions d’estampillages et de traçabilité sont appréciées par les industries réglementées.

 

Pérenniser les documents critiques :

Par ailleurs, dans le cadre des logiques PLM, il est souvent question de pérenniser certains documents sensibles, pour répondre à cette attente, nous avons développé une solution de conversion de fichiers adaptée à SAP pour la génération de fichier PDF/A (norme iso 19005-1). Les différents types de documents (MS Office, image, CAO) sont automatiquement convertis en PDF/A dès leur passage au statut validé. Cette méthode permet aux entreprises de disposer de documents exploitables dans le temps et également lisibles par l’ensemble des partenaires.

 

Générer une documentation produit, projet, … :

Certaines activités industrielles souhaitent accompagner les livraisons de produits, d’usines, … de documentations structurées. Les documentations et les données nécessaires sont déjà disponibles dans le système SAP. Nos équipes ont développé la solution Digital Process Factory pour organiser et concaténer les données et les documents sous une forme structurée au format PDF. La documentation peut donc être produite automatiquement à différents stades du projet. La livraison peut être accompagnée sans délai des bonnes documentations.

 

Et la dématérialisation ?

Les solutions SEAL Systems couvrent déjà tous les canaux de diffusion électronique. Nos intégrations permettent par exemple de signer et de diffuser des documents par email (Exemple d’envoi de factures signées par email).

Nous accompagnons également nos clients dans leur projet d’usine digitale. Nous avons développé la solution de dématérialisation des ordres de fabrication SAP. L’ensemble des données et des documents sont mis à disposition des opérateurs pour chaque opération du processus de fabrication. Ils disposent ainsi sur un même écran des données SAP et des documents techniques nécessaires. Les interfaces proposent une interactivité directe avec SAP, il est ainsi possible de valider les opérations et de saisir certaines informations (temps passés, …).

Mise en œuvre simplifiée :

Nos solutions sont faciles à mettre en œuvre. Elles sont livrées sous la forme d’ordres de transport SAP. Les interfaces sont donc conviviales puisque l’utilisateur reste dans l’environnement SAP.

Une solution certifiée :

Les intégrations SEAL Systems pour la conversion, la collecte, la publication et la diffusion de documents SAP sont certifiées et en place chez de nombreux clients SAP. Les mises à jour SAP peuvent être réalisées en toute sérénité et les équipes de développement SEAL Systems font régulièrement évoluer les programmes, afin de tenir compte des évolutions SAP.

 

SEAL Systems :

SEAL Systems est éditeur de solutions globales d’optimisation des impressions, des diffusions de documents et données gérées dans SAP.
Les solutions SEAL Systems sont certifiées SAP et permettent de gérer l’ensemble des flux d’impression et de diffusion provenant du spool SAP, de SAP DMS et d’OpenText.
PLOSSYS, la plateforme centrale d’Output Management SEAL Systems, permet de réduire les efforts d’administration des impressions et diffusions des documents SAP.

 

Contact :

Téléphone : 01 43 97 69 66 – Email : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

 





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