ASSISTANT DE GESTION À 80 % (F/H) – 91300 Massy


Randstad vous ouvre toutes les portes de l’emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous !

Nous recherchons pour le compte de notre client, entreprise française de services à l’industrie, l’énergie, l’environnement et l’aéronautique, proposant études et travaux dans chacun de ces secteurs d’activité, un(e) assistant(e) de gestion (H/F).

Vos missions seront polyvantes :

  • Suivi et programmation des formations (réservation hôtel / mise à jour tableau Excel / Alimentation GED avec tous les documents)
  • Impression et mise à jour des habilitations
  • Création du plan de formation pour l’année suivante
  • Classement de tous les documents et suivi des dates limite de validité des formations
  • Enregistrement des accueils, tests et face à face

MATERIEL :

  • Générer le fichier des alertes matériel et l’envoyer aux responsables matériel une fois par semaine
  • Attribution d’un numéro pour le nouveau matériel (+ Générer l’alerte
  • Saisir les entretiens et contrôle et alimenter la GED avec les justificatifs
  • Saisir les vols ou mise au rebut
  • Mise à jour imputation matériel suivant état du Parc matériel
  • Suivi des véhicules (entretien, contrôle, réparation, vignette CRIT’AIR)
  • Modification imputation matériel

HSE :

  • Saisie des audits de chantier, sous-traitant, transporteur, plateforme, véhicule
  • Saisie des actions correctives
  • Saisie des RSD
  • Saisie des causeries + liste de présence
  • Commande des cartes BTP
  • Commande des EPI
  • Saisie des documents de fin de chantier
  • Saisie des enquêtes de satisfaction
  • Saisie des fiches d’exposition
  • Commandes sacs pour CA
  • Saisie des CMR

ADMINISTRATIF :

  • Saisie des bons de commandes + Alimentation GED
  • Saisie des contrats de sous-traitance + Alimentation GED avec contrat signé
  • Soc fournisseurs (récupérer tous les documents et faire l’ouverture de compte
  • Commande des cartes de visite + Papier en-tête, papier bon de commande…
  • Envoi CHRONOPOST
  • Commande LYRECO pour chaque secteur
  • Suivi des congés, arrêts maladie ou toutes autres absences (People docs + Classeur pour pointages
  • Autorisation de conduite et délégation de pouvoir
  • Compilation de documents
  • Envoi de documents administratifs
  • Suivi des documents des sous-traitants
  • Traitement du courrier et envoi pour validation
  • Mise à jour trombinoscope + Liste téléphonique + Raccourcis portable
  • Organisation réunion d’agence (commande repas + activités de fin d’année)
  • Recherche intérimaire (récupérer tous les documents et s’assurer de la présence de l’intérimaire sur chantier pour le rentrer dans le registre du personnel)
  • Saisie des notes de frais
  • Saisie des pointages
  • Gestion de la boîte mail
  • Demande de voyage et demande d’investissement
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APPELS D’OFFRES :

  • Retrait des DCE, suivi des retraits tableau Excel pour relances
  • Attribution de numéros d’offres (Fiche numéro, Excel,ouril interne) + Enquête financière
  • Montage dossier d’appel d’offres + Dépôt sur plateforme + suivi du résultat
  • Attribution n° d’affaires + enregistrement commande client

GESTION :

  • FAR (justificatif dans la GED)
  • Contrôle des FAR
  • Saisie des factures fournisseurs (GED + Chrono + Envoi)
  • Gestion des relances fournisseurs

Vous devez être titulaire d’un Bac+2 et avoir au moins 5 années d’expérience.

Vous savez traiter plusieurs tâches en même temps, vous êtes rigoureux(se) et vous souhaitez vous investir à long terme sur un poste.

Vous souhaitez travailler en autonomie et en relation avec les équipes, ce poste est pour vous !



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