Les appels d’offres sont simplifiés par l’envoi par e-mail et permettent d’avoir des réponses rapides de la part des fournisseurs. Cependant, ceux-ci demandent d’être envoyés avec rigueur afin de ne pas se retrouver submergés par les propositions ou bien d’obtenir des réponses mal adaptées à la demande et donc faire perdre un temps précieux.
Savoir dénicher de bons fournisseurs est essentiel lorsque l’on est entrepreneur. Afin de maîtriser cet art, vous devez mener avec soin vos appels d’offres pour que ceux-ci soient efficaces. Leur efficacité est d’autant plus importante que ces derniers vont déterminer la qualité des réponses obtenues.
Sous un angle général, l’appel d’offres ou RFP (Request for Proposal) réfère à une procédure qui permet à un commanditaire, dit le maître d’ouvrage, autrement dit, vous, de faire le choix de l’entreprise, c’est-à-dire le soumissionnaire ou le fournisseur. Ce choix doit résulter de l’entreprise la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. A la suite de la réception de l’appel d’offres, plusieurs sociétés vous feront des propositions de travail. Normalement à prix compétitif, c’est d’autant plus un avantage pour vous.
Plus précisément, l’appel d’offres est par définition un document que l’on envoie à des fournisseurs dans l’idée de leur demander la cotation d’un besoin de l’entreprise. Il peut s’agir de matières premières, de composants, de sous-traitance ou de services). Pour préparer ce document dans les règles, il est nécessaire de procéder au préalable à plusieurs étapes clés, stratégiques pour l’entreprise.
Les propositions sont de nature commerciale et sont chiffrées en réponse à la formulation détaillée (cahier des charges) de votre besoin (produit ou service). D’où l’importance de rédiger un tel document. Cela demande une méthodologie rigoureuse afin d’évaluer correctement les besoins de l’entreprise en rapport avec les profils des fournisseurs susceptibles de correspondre à vos attentes. Le document ne doit pas présenter d’inexactitudes ou relever d’une présentation incomplète. Une fine analyse de ses exigences génère un appel d’offres qualitatif. Pour ce faire, l’appel d’offres se doit d’être explicite en étant simple à lire et facile à comprendre, sans oublier qu’il doit se faire l’écho d’un certain professionnalisme. Le respect de cette procédure vise à limiter les risques de recevoir des propositions jugées inintéressantes du point de vue de vos attentes entrepreneuriales. Vous perdriez du temps et en feriez d’ailleurs perdre au service achat ainsi qu’à ses fournisseurs.
Le but étant de mettre en concurrence plusieurs entreprises pour fournir un produit ou un service. Et ce, pour obtenir la meilleure offre.
Comment lancer un appel d’offres ?
Il existe deux méthodes pour lancer un appel d’offres. La première consiste à diffuser publiquement un avis de projet de marché, électroniquement, au moyen du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement disponible sur la plateforme de l’état. La deuxième consiste, quant à elle, à adresser l’appel d’offres ou la demande de proposition directement aux entreprises inscrites dans une liste de fournisseurs compétents ou diffuser un avis dans des journaux spécialisés ou professionnels.
Dépassant le seuil des 90 000 euros, les appels d’offres doivent obligatoirement être diffusés par le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP). En dehors du cadre légal spécifique, des appels d’offres peuvent également être passés par des entreprises pour la recherche de fournisseurs. On note d’ailleurs certains sites spécialisés dans le passage d’appels d’offres.
Des étapes clés
La phase de recherche ou sourcing
Cette phase de recherche ou sourcing en marketing, littéralement, revoyant au fait de rechercher une source, désigne ici le fait de trouver des fournisseurs. Il est question de déterminer ce que votre entreprise recherche auprès de sociétés ou prestataires de services. Il faut déterminer le besoin exact de votre entreprise de manière à obtenir des informations précises notamment quant au prix. Trop généraliser ses offres induira plus de propositions que nécessaire dans la mesure où toutes ne seront pas pertinentes.
Les sources peuvent se trouver par divers moyens. Les sources connues en interne peuvent faire référence à des personnes ayant déjà travaillé avec vous pour des prestations du même type, ou alors de fournisseurs ayant contacté des membres d’un service et laissé leurs coordonnées. On a aussi Internet comme l’incontournable moteur de recherche et d’annuaires spécialisés qui peut vous donner des pistes tout comme les associations, les foires et salon professionnels, ou encore la presse spécialisée.
Afin d’organiser tout cela, il est vivement recommandé de créer une base de données comportant toutes les coordonnées des sociétés que vous estimez intéressantes.
Définir des règles du choix d’un fournisseur
Vous devez établir, et ce de manière la plus objective possible, des critères qui déterminent le choix d’un fournisseur. Ces critères peuvent dépendre par exemple de la qualité, du marketing, de la recherche & développement, de la production, etc. Cette détermination est primordiale dans les négociations. En résumé, organiser votre appel d’offres en étant professionnel.
Préparation et envoi du document d’appel d’offres
Vous pouvez opter pour l’e-mail ou encore le fax pour ce qui est de l’envoi de l’appel d’offres aux fournisseurs. Si des normes particulières ne viennent pas imposer des moyens traditionnels, le mailing reste la solution la plus pratique. Votre appel d’offres doit contenir les éléments suivant : une description de la société que l’on représente ; une description du contexte général du déroulement de l’appel d’offres ; l’invitation aux réunions d’informations et un plan d’accès ; le cahier des charges des prestations attendues ; les volumes/quantités en jeu ; les dates de livraisons ; les règles du déroulement du processus de choix fournisseur et la deadline pour répondre ; une grille de cotation afin que tout le monde côte d’une façon comparable ; un formulaire d’accusé de réception.
Plus précisément, on peut résumer l’élaboration d’un appel d’offres par 6 étapes : la rédaction du cahier des charges ; la création de lots ; la définition des critères de choix ; le choix des soumissionnaires et diffusion de l’appel d’offres ; la réception et l’analyse des appels d’offres et évaluation des soumissionnaires ; ainsi que le choix du prestataire et la contractualisation.
Modèle d’un appel d’offres
Introduction : objet du RFP, résumé des principaux points des autres sections, énoncé dont la date d’échéance ainsi que les termes.
Exigences : mention des besoins spécifiques pour le produit (taille, capacité et autres fonctions).
Critères de sélection : faites savoir aux soumissionnaires, la manière dont vous choisiriez le meilleur enchérisseur ; mentionnez que la décision appartient exclusivement à votre entreprise ; des critères de notation sur lesquels l’appel d’offres sera noté peuvent également être ajoutés.
Echéanciers : les entrepreneurs doivent savoir quand les propositions ou les offres sont attendues ; les soumissionnaires doivent savoir le temps dont votre entreprise a besoin pour évaluer chaque offre, et donner ensuite une date de réponse (favorable ou défavorable) ; indiquez une phrase précisant les délais de livraison dans le cas où leur entreprise serait choisie.
Processus : décrivez le déroulement de l’ensemble du processus de travail, l’envoi de l’appel d’offres au choix de l’enchérisseur que vous aurez choisi en lien avec le délai selon lequel le travail doit être achevé.